La décision est prise par votre groupe : il est nécessaire d’outiller le processus d’élaboration budgétaire !
Le reporting budgétaire est un processus depuis longtemps intégré dans les outils EPM ; cependant, la construction de la donnée budgétaire est un process rendu possible grâce aux fonctionnalités des outils de nouvelle génération tels OneStream dans le but de couvrir la totalité du spectre prévisionnel (de la construction à la consolidation de la donnée de budget, de forecast, de plan stratégique …).
Outiller le processus budgétaire permet à terme, et de façon communément admise, de disposer de données sécurisées, au sein d’un processus harmonisé pour assurer la comparabilité des données réelles et prévisionnelles et faciliter la prise de décision opérationnelle et/ou stratégique.
Cependant, dans la réalité, cette mise en œuvre peut être sensible car l’élaboration budgétaire est très dépendante de l’activité, de la gestion des données référentielles (métadonnées), du découpage des responsabilités budgétaires …
Il est important de vous poser les bonnes questions afin de vous lancer dans les meilleures conditions dans la mise en œuvre de votre outil d’élaboration budgétaire. Les experts REPORTWISE by avvale ont mis en lumière les 5 principaux points à vérifier avant de démarrer votre projet et vous propose de découvrir comment l’application OneStream peut vous faciliter la tâche.
Déterminer le type de construction budgétaire
Très classiquement, les approches budgétaires sont au nombre de trois :
- L’approche BOTTOM UP : dans cette approche, les collaborateurs et les gestionnaires de chaque département ou unité participent activement à l’élaboration de leurs propres budgets détaillés. Une fois ces budgets soumis, ils sont examinés, évalués et approuvés par les niveaux hiérarchiques supérieurs.
- L’approche TOP DOWN : dans cette approche, la direction définit les objectifs globaux par type de process (ventes, COGS, charges courantes ...) par pays ou par activité avant de détailler les allocations budgétaires pour chaque niveau granulaire.
- L’approche hybride : dans cette approche, la direction fixe les grandes lignes sous forme d’objectifs prioritaires, établissant ainsi le cadre global du processus budgétaire à partir des prévisions bottom up disponibles. Ensuite, les équipes opérationnelles préparent leurs budgets détaillés en fonction de ces objectifs globaux et de leur expertise métier : à ce stade, des négociations peuvent avoir lieu entre les différents niveaux hiérarchiques pour ajuster les chiffres et résoudre les divergences. Enfin, la direction révise et valide les données consolidées afin de garantir leur alignement avec la stratégie globale de l’entreprise.
L’application OneStream est une application permettant de gérer la totalité des processus financiers et opérationnels au sein d’une même instance applicative. La philosophie de l’application se fonde sur une flexibilité ainsi qu’une capacité de customisation avancée. Ainsi, OneStream est agnostique à l’approche budgétaire que vous adopterez et vous permettra d’adapter la structuration de l’application à l’approche budgétaire optimisée.
Organiser votre projet budgétaire
Organiser le projet selon une modélisation budgétaire communément partagée
Le principal prérequis réside bien évidemment dans le fait de disposer d’un modèle budgétaire compris par tous et intégrant les spécificités pouvant singulariser l’élaboration par pays, par entité … Le modèle budgétaire comprend la structuration de la remontée budgétaire (modèle de données, axes d’analyse …) ainsi que le modèle calculatoire (allocations, calculs spécifiques …).
Il est nécessaire d’apporter une attention particulière lors la mise en œuvre de nouvelles normes budgétaires (modes de projection, mode de prévision …) pouvant induire un effort de pédagogie afin de recueillir l’aval de l’ensemble des utilisateurs avant l’implémentation de l’application et non pas à l’occasion de celle-ci. Ainsi, dans le cadre du projet, il pourra être utile de mettre une phase de cadrage permettant de s’assurer de l’adoption du modèle par tous avant d’entamer les ateliers de modélisation de la future application.
Lister les principaux objectifs de votre projet
Déterminer les principaux objectifs du projet permet d’établir une grille d’évaluation pour juger du succès du projet à l’issue de celui-ci. Ces objectifs sont le plus souvent issus de trois composantes :
- Sécurité et intégrité du processus et des données budgétaires
- Optimisation des opérations de production et de validation de la donnée budgétaire
- Mise en œuvre des spécificités de production de la donnée budgétaire par pays, activité, niveau organisationnel …
Ce type de grille a aussi pour but de fédérer les équipes autour du projet en déterminant ces critères de façon collégiale.
Opter pour un modèle standardisé ou spécialisé
Lors de la création du modèle budgétaire, il est très tentant d’intégrer l’ensemble des spécificités de chaque pays ou de chaque type d’activité. Cependant, il peut être judicieux de mesurer l’impact de la spécialisation du modèle au regard de la contribution de chaque spécificité au modèle global. Concrètement, si le fait d’intégrer l’ensemble de la complexité d’un pays, par exemple, contribue faiblement à la qualité de la donnée budgétaire globale, il peut être nécessaire de s’interroger sur l’intégration de cette complexité au sein du modèle standard.
Ce type d’arbitrage est nécessaire pour déterminer, en dehors de toute considération applicative, les points indispensables qui feront de cette implémentation un succès : en listant ces points sous forme de hiérarchie classant les éléments selon leur caractère indispensable, nécessaire ou souhaitable.
Selon cette vision, l’application OneStream vous permet de gérer de façon native les spécificités d’un modèle budgétaire au travers :
- des cubes OneStream : le terme de cube peut prêter à confusion car toutes les données sont bien présentes sur une même application ; il s’agit plutôt d’une « super dimension » qui permet de décliner des analyses différentes et spécifiques.
- l’extensibilité des dimensions : elle permet de disposer, sur un même axe d’analyse, de plusieurs niveaux différents de granularité que vous pourrez décliner par cube ou par type de scénario en fonction de vos besoins.
Mettre en lumière le parcours utilisateur
Le fait d’outiller votre processus budgétaire permet de clarifier les rôles des différents intervenants tout au long de celui-ci (intervenants chargés de la collecte, de l’élaboration, de la validation, des ajustements, modalités de validation, modalités de revue en cas de variation des objectifs budgétaires…) : ceci permet de mettre à jour le « parcours utilisateur » pour chaque type de population intervenant dans le processus.
Ce parcours utilisateur est, en effet, primordial, notamment lors du passage de Excel vers un outil structuré tel que OneStream : de façon très pragmatique, dans le cas de l’utilisation d’un outil Excel, l’ensemble du processus est porté par les intervenants avec quelquefois des outils de gestion collaborative externes pour mettre à disposition les données et valider que le processus budgétaire progresse.
Lors de l’implémentation d’un outil structuré tel que OneStream, ces éléments seront portés par l’application pour « fixer » ces étapes et gérer celles-ci de façon plus simple et plus séquencée. Il convient de vous poser les questions suivantes :
- Quelles sont les informations à remplir par les utilisateurs de premier niveau ?
- Quels sont les mécanismes de contrôles de données intégrées au premier niveau ? Comment les utilisateurs de premier niveau contrôlent et/ou commentent leurs données ?
- Existe-t-il un niveau de validation du premier niveau ? Quelles sont les modalités de validation ou d’ajustement sur ce second niveau ? …
- Existe-t-il d’ores et déjà des modes de visualisation et de consommation des données budgétaires (fichiers Powerpoint, portail de diffusion des données …) ? Quelles sont les spécificités par type de population consommatrice ?
- Comment la première version budgétaire est-elle ajustée ? Qui opère ces ajustements ? Selon quelles modalités ? …
La réponse à ces questions vous permettra, lors des ateliers de modélisation, de déterminer les écrans et actions disponibles à chaque niveau et pour chaque type d’utilisateur afin de bâtir le processus ou « workflow » budgétaire.
L’application OneStream est structurée autour de la notion de Workflow : il est possible de définir un ou plusieurs Workflow Profiles, donnant accès à une ou plusieurs entités selon les besoins. Ces workflows peuvent être divisés en autant d’étapes que nécessaire ; par exemple un workflow peut comporter plusieurs étapes d’import pour plusieurs types de fichiers différents, ou plusieurs étapes de saisie des données pour séquencer la saisie des données.
Il est en outre possible de définir des workflows personnalisés en leur assignant des Workspaces, c’est-à-dire des espaces de travail. Ces espaces de travail sont paramétrés en assemblant des composants. Il existe une panoplie de composants jouant différents rôles : saisie et restitution de données (Cube Views, Grid Views…), visualisation des données sous forme de graphiques (BI Viewer), exécution de commandes (Boutons, listes déroulantes, champs de saisie…).
Préparer vos données
La préparation des données passe par la cartographie des flux de données ainsi que la préparation des données référentielles (ou metadata).
Cartographier les flux de données
Il est nécessaire de déterminer la cartographie c’est-à-dire le détail des flux entrants et sortants de l’application d’élaboration budgétaire. Dans ce cadre, certains éléments sont particulièrement déterminants pour le projet en lui-même :
- Outil source de données (dans le cas d’un ERP, il est important de noter qu’un même ERP peut disposer de plusieurs « modèles » (par pays par exemple) qui induisent plusieurs flux distincts pour un même type de données et un même ERP).
- Type de données interfacé depuis cet outil source (Chiffre d’Affaires, Marge, Dépenses Opérationnelles …).
- Validité des données (mise à disposition de données en cours de production ou validées – par exemple utilisation des données réelles consolidées avant ou après validation)
- Fréquence de mise à jour (durée de vie des données après extraction avant de les déclarer obsolètes).
Cette cartographie doit être comprise en termes de vision cible c’est-à-dire intégrant les solutions et les types de données futures qui seront en vigueur au moment du projet.
Préparer les données référentielles (ou metadata)
La préparation des données référentielles consiste à déterminer plusieurs éléments :
- Liste exhaustive des axes d’analyse utiles à l’activité : dans ce cadre, il est nécessaire de faire l’inventaire des modes d’analyse (par produit, par pays, par centre de coûts …).
- Pour chacun de ces axes d’analyse, il est nécessaire de déterminer dans quel système la donnée référentielle est créée et donc gérée (système maître).
- Disposer d’un processus de gestion des métadonnées de façon centralisée ou décentralisée mais garantissant de disposer des valeurs référentielles sur les axes sans doublon, selon une nomenclature communément admise et reflétant, bien sûr, la réalité.
Les fonctionnalités d’intégration des données ou « Data Blending » dans OneStream sont extrêmement avancées : l’application met à la disposition de ses utilisateurs une fonctionnalité permettant de stocker et analyser un volume de données largement supérieur à ce qu’un outil d’EPM standard peut habituellement traiter, sous forme d’une base de données appelée « Stage ».
Cette Stage area, ou zone de transit des données, est typiquement utilisée pour importer des données dans OneStream avant mapping vers un cube. Les données sont stockées au niveau de détail correspondant au fichier d’import, ce qui permet d’accéder à des champs qui ne seront plus disponibles après import des données dans le cube : numéro de facture ou de transaction, client, référence produit, date exacte de livraison, etc… Ce « stage » permet également de mettre en œuvre des contrôles spécifiques relatifs à la qualité des données et au Data Management.
Identifier les utilisateurs clés tout au long du projet
Il est nécessaire de prendre en compte l’intégration des utilisateurs clés au moment de la modélisation de l’application, durant votre projet mais aussi pour la partie post -projet.
Modéliser l’application
Lors de la modélisation, il est indispensable d’identifier et d’intégrer les utilisateurs clés à la démarche pour s’assurer de l’optimisation de la couverture fonctionnelle.
Dans les faits, il est nécessaire de déterminer, avant même de lancer le projet, les types d’utilisateurs effectuant les opérations clés dans le processus ou gérant des spécificités contribuant significativement à la production de la donnée budgétaire. Il est souhaitable que ces intervenants « critiques » soient intégrés dès le choix de l’outil pour exprimer les points de complexité ou les tâches chronophages pouvant être optimisées. Ils sont essentiels aux phases de conception de l’application pour expliciter les cas spécifiques, valider le processus global et permettre la communication vers les futurs utilisateurs.
Gérer le changement
L’outillage du processus budgétaire passera probablement par des ajustements du processus en lui-même. Ces ajustements devront être explicités de façon détaillée aux utilisateurs finaux. Dans un cadre plus général, il peut être judicieux de s’appuyer sur ces relais de communication de manière à informer les utilisateurs finaux sur les grandes options prises par le projet, l’avancement de celui-ci mais surtout sur les gains pouvant être apportés au processus de manière à minimiser les freins psychologiques au changement.
Administration post-projet
Il est nécessaire de préparer bien en amont la structure d’administration de la future solution. Ces utilisateurs clés auront pour charge de maintenir la solution en conditions opérationnelles dès la première mise en production. Pour ce faire, il est nécessaire de :
- s’assurer de l’intégration des « futurs administrateurs » dès la phase de conception pour s’assurer de la compréhension des options proposées et des arbitrages de paramétrage ;
- organiser, dans la mesure du possible, le transfert de compétences et/ou la formation au « fil de l’eau » des futurs administrateurs sous forme de co-réalisation lors des phases de paramétrage ;
- intégrer les futurs administrateurs aux phases de recette mais aussi aux phases d’animation des sessions de formation projet.
En conclusion
Au sein de REPORTWISE by avvale, nous avons mis en œuvre plusieurs projets d’élaboration budgétaire. La spécificité de ces projets réside dans le fait que ces projets sont, à la différence d’un projet de consolidation statutaire, très fortement liés non seulement à l’activité de l’entreprise mais surtout au mode de construction du modèle budgétaire issu des compétences des utilisateurs clés. C’est pourquoi nous pensons que la réussite du projet peut être facilitée par une organisation en amont que nous avons essayé de résumer dans cet article. En outre, nous fondons aussi notre approche sur la flexibilité de la solution OneStream qui est une solution complète et robuste pour la gestion du processus budgétaire. Sa capacité à intégrer, automatiser, et personnaliser les briques constitutives du processus budgétaire en fait un outil indispensable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion prévisionnelle et baser leurs analyses stratégiques sur la totalité des scenarios prévisionnels (Budget, Forecast, Atterrissage, Plan Stratégique…).
Frédéric Haziza
Associé
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REPORTWISE by avvale est à votre écoute pour vous accompagner dans votre projet d’élaboration budgétaire. Quel que soit votre niveau de maturité sur ce projet, n’hésitez pas à contacter nos experts.
